Ärendehantering

Ärendehantering hjälper dig att strukturera flöden och skapa en enhetlig hantering av ärenden som kommer in från en intern eller extern kund och som ska hanteras på ett förutbestämt vis av ett antal personer innan ärendet kan avslutas.

Kortfattat kan man säga att ärendehantering handlar om att hantera den information och de arbetsuppgifter som tillsammans utgör ett ärende, på ett strukturerat sätt. Genom att sätta upp ett antal regler och riktlinjer för hur en eller flera arbetsuppgifter ska utföras, vem som får utföra dem och hur de beror av varandra, får man möjlighet att styra, kontrollera och förutsäga arbetet.

Ärendehantering innefattar också hantering och automatisering av arbetsflöden. I de flesta organisationer finns det formella eller informella arbetsflöden i det dagliga arbetet. Det kan exempelvis handla om att ett dokument skall godkännas, att ett e-brev ska arkiveras eller kanske en mer komplicerad handläggningsprocess.

Kontakta oss på Pacta om det är dags för din kommun, landsting eller statlig myndighet att se över era rutiner och riktlinjer för er ärendehantering. Vi har över 15 års erfarenhet från offentlig sektor. Vi hjälper självklart även företag och andra organisationer. Välj själv om ni vill hyra in en registrator, nämndsekreterare eller arkivarie under en kortare eller längre tid. Ni kan också anlita Pacta för utredningar, processkartläggning och upprättande av rutiner och riktlinjer.

Postöppning

All post som inkommer till myndigheten ska ankomststämplas. En del av posten ska därefter registreras. Detta görs på grund av att posten tillhör ett redan registrerat ärende, eller för att ett nytt ärende ska läggas upp.

En av registratorns uppgifter är att hantera myndighetens postöppning och besluta om vilken av den inkomna informationen som ska registreras. Som inkomna handlingar räknas brev som kommer med posten, e-post, fax, meddelanden i en röstbrevlåda och post som överlämnas personligen eller på annat sätt.

Kontakta oss om du behöver hjälp med er postöppning.

Registrering & diarieföring

Alla myndigheter i Sverige har enligt offentlighets- och sekretesslagens 5 kap. en skyldighet att registrera de allmänna handlingar som antingen har inkommit till eller upprättats hos myndigheten. I dagligt tal används båda begreppen ”diarieföring” och ”registrering” för den registrering som lagen föreskriver.

Nyttan med att registrera är att man både i dag och om tio år ska kunna hitta myndighetens ärenden och handlingar/information för till exempel återanvändning, uppföljning och forskning.

Hos Pacta kan du hyra tjänsten som registrator både för kortare och längre tid. Kontakta oss så hjälper vi till att hitta en lösning.

Processkartläggning

Behöver Ni hjälp med att kartlägga eller analysera era processer och arbetsflöden?Alla företag och organisationer arbetar i processer – vare sig man vet om det eller inte. ”Process” är bara ett annat ord för det sätt man arbetar på eller ”hur man gör det man gör”. Att kartlägga dessa fyller flera olika syften och skapar värde på olika sätt:

  • Skapa en gemensam bild över vad som görs inom organisationen och hur det görs
  • Visualisera de värdeskapande flödena i organisationen
  • Processkartorna är ett bra verktyg för effektivisering av arbetssätt och metoder
  • Förbättra service och kvalitet mot kunder
  • Minska kostnader och investera i rätt saker

Behovet av att kartlägga organisationens processer uppkommer ofta då står organisationen inför någon av följande situationer:

  • Vid uppköp eller sammanslagning av företag eller organisationer
  • Organisationen har effektivitets eller lönsamhetsproblem
  • Ny eller ändrad ledningsgrupp
  • Problem med missnöje hos personalen
  • Problem med missnöje hos kunder
  • Kapacitetsproblem vid tillväxt
  • Organisationen ska certifieras inom kvalitet och/eller miljö

Genom att utnyttja ett ärendehanteringssystem får man möjlighet att automatisera delar av arbetet så att resurser istället kan läggas på andra delar, där de bättre behövs. Ett av syftena med ett ärendehanteringssystem är att varje användare som deltar i ett arbetsflöde skall ges den information och de verktyg som han eller hon behöver vid varje enskilt tillfälle. Tillämpningsområdena för ärendehantering är många, av vilka några är diarieföring, supportsystem, berednings-beslutsprocesser, administrativa rutiner, call-center och arkivering.

Behöver ni råd och hjälp med er processkartläggning, kontakta oss på Pacta så hjälper vi er.

Rutiner & riktlinjer

Dokumentation utgör ett viktigt instrument i kvalitets-, säkerhets-, uppföljnings- och utvärderingsarbetet. Syftet med att dokumentera är att bidra till god kvalitet och säker ärendehantering. Det utgör ett arbetsverktyg, informationskälla och underlag vid tillsyn och kontroll och har betydelse i vissa rättsliga sammanhang och för forskningen.

Pacta kan hjälpa till med att ta fram rutiner, riktlinjer och manualer främst inom ärendehantering. Hör av er till oss så hjälper vi er med detta.

Publicering på webben

I personuppgiftslagen (PuL) finns inga särskilda regler för publicering på internet. Personuppgiftslagens generella regler för behandling av personuppgifter gäller även när man publicerar personuppgifter på webbplatser, bloggar och liknande.

Många kommuner och landsting väljer att publicera protokoll och diarier på sina webbplatser. Enligt offentlighetsprincipen finns det ingen egentlig skyldighet att publicera den här typen av information. Det innebär i sin tur att personuppgiftslagens regler måste följas. Normalt krävs att direkta personuppgifter, som namn och personnummer, känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser tas bort för att publiceringen ska vara tillåten. Även om en kommun ansökt om och beviljats ett så kallat utgivningsbevis gäller personuppgiftslagens bestämmelser vid publicering av personuppgifter på kommunens webbplats.

Kontakta gärna oss för mer information så hjälper vi er.

Sociala medier

Sociala medier är ett begrepp som fyllts med mer innehåll allt eftersom den snabba tekniska utvecklingen på nätet gett oss nya sociala plattformar. Utgångspunkten i sociala medier är att användarna generar innehållet. Sociala medier har blivit mycket mer än ett alternativ till de traditionella medierna. På nätet skapas relationer genom ett öppet samtal där alla faktiskt kan komma till tals.

Av många beskrivs det som ett steg mot tvåvägskommunikation, där företag inte bara kan prata när de passar dem utan måste vara lyhörda för kundernas önskemål. De företag som försöker använda de sociala medierna som en megafon kommer därför ha svårt att lyckas. Ett bra första steg kan alltså vara att lyssna på den dialog som förs och först efter det ge sig in i diskussionen.

Innan du ger dig ut med ditt företag i de sociala medierna gäller det att du funderar över vilket syfte din närvaro har. Vill du bygga ditt varumärke, skapa lojalitet och kommunicera med kunderna eller kanske rent av förlägga din kundtjänst till ett nätforum? Det gäller att skapa en närvarostrategi och vad ditt syfte och mål är styr också vilka forum eller nätverk du bör välja. Självfallet är det inte fel att vara med på flera ställen, men tänk kvalité snarare än kvantitet och skynda långsamt.

Vill du ha hjälp med sociala medier? Kontakta gärna oss så hjälper vi dig.

Nämndadministration

Tar nämndsadministrationen onödigt mycket tid? Hade ni önskat att ni fick resurser över till andra arbetsuppgifter? Vill ni modernisera och digitalisera och behöver hjälp att komma igång? Den utveckling som skett de senaste åren ställer stora krav på nämndadministrationen. Allt färre medarbetare ska driva en kompetenskrävande process med krav på kostnadseffektivitet och minskad miljöpåverkan. Medarbetarna ska både vara administrativt starka och ha hög kommunikativ förmåga.

Kraven och synen på nämndsadministrationen har förändrats. Idag ligger fokus inte enbart på att den ska vara lagenlig utan även effektiv och miljövänlig. Medborgarperspektiv och lättillgänglighet blir mer och mer självklara ingredienser. En bra administration ger arbetsro till resten av verksamheten och lägger en bra grund för samarbete och gränsdragning mellan politik- och tjänstemanna-organisationen.

Vi på Pacta kan hjälpa er med er nämndadministration oavsett om det handlar om praktiskt arbete, framtagning av rutiner, processkartläggning eller implementering av nytt nämndadministrativt system.

Kontakta oss gärna så hjälper vi er.

E-arkivering

I och med allt större mängder elektronisk information, ökar vikten av att kunna arkivera det elektroniska materialet. En stor utmaning är att på ett säkert och strukturerat sätt flytta information från de aktiva systemen till ett system för långtidsbevarande.

Arkivering innebär mer än att flytta data mellan olika lagringsmedia. Det krävs struktur och kvalitet i arkiveringsarbetet för att informationen ska kunna vara tillgänglig under lång tid. Då lagringsutrymme blir allt billigare kan en arkiveringslösning verka omotiverad, men den dag systemen blir överfulla eller måste bytas ut, kan det vara förenligt med mycket höga kostnader att rädda den värdefulla information som ska bevaras. Genom kontinuerlig arkivering, samt en aktiv styrning och förvaltning av en arkivlösning kommer denna situation aldrig inträffa.

Pacta kan ge rådgivning och stöd i er process för e-arkivering. Kontakta oss gärna så hjälper vi er.